Phân biệt resume và thư xin việc:
Chắc ít bạn để ý, trong lúc resume nêu lên các sự kiện có thật về bạn, nó không có chỗ để thể hiện rõ nét bạn là ai và tính cách bạn như thế nào. May mắn thay điều đó một thư xin việc có thể nói hộ. Một cách ví von, tôi thường hình dung resume là môn toán, còn thư xin việc là môn văn. Bạn không được bỏ môn nào cả. Bạn cần chứng minh mình văn võ song toàn.
Thư xin việc – viết thế nào cho hay?
Ai từng học kinh doanh hoặc marketing đều biết câu “Chọn mồi cho hợp sở thích cá” và “Bán cái khách hàng cần chứ không bán cái mình có”. Viết thư xin việc cũng vậy, với đối tượng đọc là nhà tuyển dụng, bạn cần viết thế nào cho người ấy phải vói tay lấy cái điện thoại mà gọi ngay cho bạn. Vậy thì phải viết thế nào?
Thứ nhất, đương nhiên viết điều mà người đọc muốn đọc. Bạn hỏi làm sao tôi biết người ấy muốn đọc gì? Dễ lắm. Điều nhà tuyển dụng muốn từ bạn họ nói ngay, nói rõ và nói kỹ từ đầu. Đọc quảng cáo tuyển dụng, bạn sẽ thấy nó sờ sờ ngay trong đó. Ví dụ bạn thấy yêu cầu cho một vị trí nào đó như sau:
- Có tối thiểu hai năm kinh nghiệm chuyên ngành
- Tốt nghiệp đại học tài chính kế toán
- rung thực, cẩn thận, ham học hỏi
- Phân tích bạn thấy hai yếu tố đầu nằm trong resume, nó là những sự kiện có thật và bạn chỉ cần nhẹ nhàng nhắc lại. Tuy nhiên yếu tố thứ ba rất khó thể hiện trong resume. Bạn sẽ phải viết kỹ về chúng trong thư xin việc.
Thứ hai, áp dụng đúng công thức viết như đã mô tả trong bài số 3, cụ thể như đường biên giấy, căn chữ hẳng hàng bên trái, font chữ, size chữ, độ dài trang v.v… phải chuẩn. Một thư xin việc chỉ được dài đúng một trang khổ letter và đừng viết đặc chữ. Hãy viết sao cho trang giấy có độ thoáng vừa phải.
Thứ ba, mỗi thư xin việc là riêng cho công việc đó. Hạn chế việc cắt dán nguyên si từ thư xin việc cũ cho một công việc với. Tại sao? Vì yêu cầu cho mỗi công việc là khác nhau nên thư xin việc phải khác nhau, chỉ đơn giản là thế.
Thứ tư, hãy dùng các câu ngắn, mạnh, rõ ràng và động từ chia ở thể chủ động chứ không phải thụ động. Đừng viết “Một nhóm 5 nhân viên kinh doanh được quản lý bởi tôi”, thay vào đó viết “Tôi quản lý một nhóm 5 nhân viên kinh doanh”. Bạn đang viết một thư kinh doanh chứ không phải tiểu thuyết diễm tình.
Thứ năm, từ trên xuống dưới, thư phải bao gồm đầy đù các nội dung như chi tiết người gửi, ngày tháng, chi tiết người nhận, chủ đề, nội dung chính và ký tên. Chi tiết người gửi bao gồm tên và địa chỉ của bạn. Chi tiết người nhận phải nêu được họ tên đầy đủ, chức danh, tên và địa chỉ công ty. Viết “To whom it may concern” thể hiện bạn không “go extra miles”, bên mình gọi thẳng là “lười biếng”, kết quả thế nào bạn chắc đã rõ. Đáng tiếc là không ít người làm thế. Dòng chủ đề phải nêu rõ là đơn xin cho một chức danh cụ thể và nếu nhà tuyển dụng cho mã số thì hãy chắc chắn là bạn ghi rõ mã số đó ngay trong chủ đề. Bạn có thể không tin nhưng nhiều người quên cả ký tên. Trong thời đại số hiện nay, bạn có thể upload file lên server nhà tuyển dụng hoặc đính kèm file qua email, hãy luôn ký tên và chuyển file docx thành pdf trước khi chuyển đi. Hãy tận dụng những lời cuối thư để mở ra một cơ hội cho bạn bằng cách viết “Cho phép tôi được gọi lại sau 3 ngày làm việc để được nói chuyện thêm với quý vị về việc này”. Tuy nhiên nếu nhà tuyển dụng ghi rỏ trong quảng cáo là không liên hệ, bạn phải tôn trọng.
Thứ sáu, “khoe khoang” một chút nhưng cũng phải thật khéo léo, nếu không sẽ thành lố bịch. Hãy tự tin nói một hai thành tích làm bạn hãnh diện trong quá khứ. Một lần nữa, đừng thiếu các con số. Hãy liên kết thành tích quá khứ này với thành công tương lai. Ví dụ như viết: “Tôi tin là tôi có thể lập lại thành tích ba năm liên tục đạt doanh thu dẫn đầu trong nhóm 5 người chúng tôi với mức vượt chỉ tiêu bình quân 7% hàng năm”. Bạn sẽ làm các ông chủ hưng phấn đấy.
Thứ bảy, đọc lại thật kỹ trước khi gửi đi. Những chi tiết vụn vặt nhất phải được chú ý. Không một lỗi chính tả nào được phép. Một lá thư hoàn chỉnh không đảm bảo cho bạn một công việc nhưng một lá thư không hoàn chỉnh, dù là lỗi nhỏ nhất, cũng đủ để đảm bảo bạn không có công việc đó.
Kỳ sau viết gì nhỉ? Có lẽ sẽ viết về chuẩn bị khi đi phỏng vấn. Thế nhé.
Theo: Dương Xuân Giao
Series: Tìm việc ở canada khó hay dễ
Tìm việc ở canada khó hay dễ: “Thay đổi chính mình” Phần 1
Tìm việc ở canada khó hay dễ: “Tìm sự hỗ trợ và tìm nguồn công việc” Phần 2
Tìm việc ở canada khó hay dễ ” Viết Resume” Phần 3
Tìm việc ở Canada khó hay dễ “Viết Resume” P4
Tìm việc ở Canada khó hay dễ “Thư xin việc” Phần 5
Tìm việc ở Canada khó hay dễ “Chuẩn bị khi đi phỏng vấn” Phần 6